一、預(yù)立卷

  （一）學(xué)院各部、處、系、辦、室、館、院、科、（中心）工會、團委均為立卷部門。

  （二）各立卷部門參照歸檔范圍，預(yù)先編制案卷類目（類目名稱見《安徽綠海商務(wù)職業(yè)學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表》）。

  （三）各立卷部門要在平時的工作中，隨時將辦理完畢的現(xiàn)行文件，按照檔案類目名稱，密切結(jié)合當(dāng)年本單位及其分管范圍內(nèi)各項工作實際情況，將收集的檔案進行分類歸檔。

  二、立卷分工

  （一）上級下達的文、電、材料，綜合性文件由學(xué)院黨辦、校辦立卷歸檔。直接發(fā)到承辦部門或由有關(guān)人員直接獲得的專業(yè)性或具體業(yè)務(wù)性的文件，由各承辦部門立卷歸檔。

  （二）以黨委和學(xué)院名義的發(fā)文，需根據(jù)文件內(nèi)容由相關(guān)部門分別立卷歸檔。以部門名義的發(fā)文，由各部門立卷歸檔。

  （三）黨委和學(xué)院召開的代表大會、全委會、常委會、擴大會、辦公會議等所形成的材料，由學(xué)院辦公室立卷歸檔。職能部門以學(xué)院名義召開的全校性的專門會議、干部會議所形成的材料由主辦單位立卷歸檔。

  （四）校內(nèi)各單位向黨委、學(xué)院的請示、報告正文及相應(yīng)的批復(fù)、批轉(zhuǎn)的原件，由學(xué)院校辦或黨辦分別立卷歸檔，請示、報告的原稿及批轉(zhuǎn)、批復(fù)的復(fù)制件，則由報文單位立卷歸檔。

  （五）院級領(lǐng)導(dǎo)外出參加各種會議、活動的材料，由學(xué)院辦公室立卷歸檔。各部門人員代表學(xué)院外出參加各種會議、活動的材料，由各單位負責(zé)收集、整理、歸檔。

  （六）兩個以上單位共同辦理的文件或形成的材料，由主辦單位立卷歸檔，非主辦單位只保存復(fù)制本。

  （七）各臨時機構(gòu)、撤銷機構(gòu)工作中形成的對學(xué)院有保存價值的材料，應(yīng)在機構(gòu)撤銷前做好整理工作，移交學(xué)院檔案部門統(tǒng)一管理，任何人不得將材料帶入其他單位。

  三、整理組卷（立卷）

  （一）堅持由文件材料形成部門或文件內(nèi)容相關(guān)部門立卷歸檔的原則，各部門的專（兼）職檔案人員要負責(zé)將平時收集、積累的各類文件材料進行整理組卷后，移交檔案部門歸檔。

  （二）在平時積累歸卷基礎(chǔ)上，按照《安徽綠海商務(wù)職業(yè)學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表》調(diào)整檢查每組文件是否齊全、完整，剔除不需要歸檔的文件材料，將文件進行分類組卷。

  （三）將文件按年度、問題、保管期限進行立卷分類。

  1.分年度：將文件材料按照其形成或針對的年度分開。

      如：

  一般文件歸入文件形成年度。

  跨年度的請示、批復(fù)，歸入批復(fù)年度。

  跨年度的規(guī)劃、計劃等，歸入文件針對的第一個年度。

  跨年度的總結(jié)、報告等，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度。

  跨年度的會議文件，歸入會議開幕的年度。

  法規(guī)性文件，歸入公布和批準(zhǔn)年度。

  按學(xué)年處理的文件，歸入專門年度。

  科研、基建、設(shè)備項目、與科技開發(fā)等分別歸入鑒定、竣工、開箱或引進年度。

  成績、歸入畢業(yè)年度。

  非紙張文件一般一件為一卷。

  2.分問題：將文件按其內(nèi)容所反應(yīng)的問題分開。

  （四）以問題為主進行立卷組合。

  如：會議文件，按會議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會一卷、一會數(shù)卷或數(shù)會一卷。

  案件處理材料，按立卷問題或人頭組合，可以一案一卷或一案數(shù)卷。

  統(tǒng)計、報表、名冊等，按照名稱組合。

  學(xué)院管理和業(yè)務(wù)活動形成的文件、材料，按單一問題組合。

  工作計劃、總結(jié)等文件，按責(zé)任者或名稱組合。

  簡報、匯編、文集按照名稱或期號組合。

  科研、基建、設(shè)備按項目組卷，一項一卷或數(shù)卷，可將立項材料和結(jié)論性材料綜合組卷后放在各項目之首，其余材料可按工作階段及重要程度或文件性質(zhì)分別組成若干卷。

  （五）卷內(nèi)文件材料按重要程度或時間順序排列。

  如：

  批復(fù)在前，請示、報告在后。

  上級通知在前，上報材料在后。

  正件在前，附件在后。

  印件在前，定稿在后。

  原件在前，復(fù)制件在后。

  轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。

  復(fù)文在前，來文在后。

  結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

  其他文件材料按時間順序排列。

  （六）拆除文件上的金屬物，對破損的文件材料及本卷文件材料不分割的照片、小字條等要進行加邊修補和裱糊，對較大的圖表，要按手風(fēng)琴式折疊。

  （七）編頁號

  成卷裝訂的卷內(nèi)文件編頁號，按件組卷的文件編件號。

  1.卷內(nèi)目錄、備考表均不編頁號。

  2.卷內(nèi)文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號。

  3.頁號應(yīng)用藍色或黑色號碼機打制，起始號為“1”。

  4.頁號的位置在每面材料非裝訂線一側(cè)的右下角。

  5.同一問題的文件組卷后不得超過200頁。

  6.以件為單位的要依據(jù)卷內(nèi)文件的排列先后逐件編件號，在文件材料首頁上端的空白中間位置加蓋歸檔章，并填寫相關(guān)內(nèi)容。

  年度：文件形成的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2009。

  保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

  件號：文件排列的順序號，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。

  （八）填寫卷內(nèi)文件目錄

  歸檔文件應(yīng)按照文件編號的順序編制文件目錄，必須用計算機打印，卷內(nèi)目錄應(yīng)放置在卷內(nèi)文件之前。

  1.序號：以卷內(nèi)文件排列的先后順序填寫順序號。

  2.文號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號，由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，如：“國發(fā)[2007]1號”。[2007]不得簡寫成“07”

  3.責(zé)任者：形成文件部門或?qū)ξ募撚胸?zé)任的署名者。

  4.題名：即文件標(biāo)題，一般照實抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬標(biāo)題，外加“[]”號，如會議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。

  5.文件日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。如：20090314

  6.頁次：指按頁組卷的。標(biāo)注卷內(nèi)每份文件起始之頁的編號，最后一份文件應(yīng)填起止頁號。

  7.頁數(shù)：指按件組卷的。標(biāo)注每一件文件的頁數(shù)。

  8.備注：注釋文件需要說明的情況。

  （九）填寫卷內(nèi)備考表

  卷內(nèi)備考表位于卷內(nèi)文件之后，必須用碳素墨水填寫。

  1.本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、補充、移出、銷毀等情況。

  2.立卷人：由組成本卷的兼職檔案員簽名。

  3.檢查人：由立卷部門對案卷質(zhì)量進行審核的責(zé)任者簽名，一般由立卷部門的負責(zé)檔案工作的負責(zé)人

  4.立卷時間：填寫立卷的時間。

  （十）書寫卷皮

  1.立檔單位：立檔單位的全稱，即黑河學(xué)院。

  2.檔案（盒號）：由檔案科根據(jù)編號規(guī)則編制并填寫。

  3.案卷題名：應(yīng)簡明確切，結(jié)構(gòu)完整，體式一致。單份文件即為文件題名；各種項目即為項目名稱，一項多卷可采用之一、之二等字樣；多份或多項合卷時可重新擬寫題名，一般包括卷內(nèi)文件主要責(zé)任者（不得簡稱學(xué)院、上級）內(nèi)容、名稱（文種）。案卷題名不得超過50個漢字。

  4.卷內(nèi)文件起止日期：卷內(nèi)文件形成的最早及最晚日期。

  5.保管期限：依據(jù)保管期限表，確定案卷的保管期限（永久、長期、短期）

  6.密級：有保密要求的要填寫密級。

  四、歸檔驗收

  （一）歸檔驗收：立卷單位移交檔案時，交接雙方當(dāng)面檢查，檔案科根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。凡不符合要求者，檔案科將拒絕接收，并限期改正。

  （二）移交手續(xù)：移交時填寫移交目錄，一式兩份，雙方各執(zhí)一份備查。

  （三）歸檔時間：

  1.學(xué)院各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔；

  2.各系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔；

  3.科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項目和專題性、成套性檔案在項目完成通過鑒定驗收3個月后立卷歸檔；設(shè)備檔案在設(shè)備驗收完畢投入使用3個月后立卷歸檔；聲像檔案經(jīng)整理、編輯，于次年5月末歸檔；其他檔案在次年的6月底之前歸檔。