1.公章使用、蓋章時一律填寫《安徽綠海商務職業(yè)學院公章使用申請表》和《安徽綠海商務職業(yè)學院公章使用登記表》。

2.學院公章由學院辦公室主任或學院辦公室秘書保管，未經(jīng)院長批準不得隨意交由他人管理和使用。因故需臨時交接，須經(jīng)院長批準并按嚴格交接手續(xù)辦理。    

3.學院各系部處室若以學院名義發(fā)出各種公函、重要申請及證明材料等必須填寫《安徽綠海商務職業(yè)學院公章使用申請表》，《申請表》經(jīng)所在單位負責人和分管院領導審批簽字后，方可加蓋公章。

4.涉及學院重大事項、重大問題、重大利益的有關合同、公文、文件、協(xié)議書等，必須經(jīng)院長批準，方可蓋章。各單位的一般性訂貨合同，須經(jīng)總務處領導簽字，并經(jīng)分管院領導簽字后，方可蓋章。

5.對內(nèi)、對外發(fā)放的各種證件、證明需加蓋學院公章時，須由頒發(fā)證件、證明的部門負責人及學院主管領導審批簽字后，方可蓋章。

6.對加蓋公章的材料，應注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當，要騎年蓋月，字組端正，圖形清晰。

7.公章一律不得用于空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等。如遇特殊情況時，必須經(jīng)主管領導簽發(fā)《安徽綠海商務職業(yè)學院公章使用申請表》后方可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向學院主管領導匯報其介紹信的用途，由學院辦公室在原審批表中追記用途，未使用的必須交回。

8.公章一般應在上班時間內(nèi)使用，如無特殊情況，下班后停止使用公章。

9.公章管理人員必須認真負責，嚴格遵章守紀，秉公辦事。沒有院長或分管院長的簽字，不得隨意蓋章。

10.公章管理人員（辦公室主任或秘書）應妥善保管公章，不得隨意亂放。

11.蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。出現(xiàn)嚴重后果，將視后果情況、情節(jié)，追究批準人責任，情節(jié)嚴重的將追究法律責任。

12. 學院辦公室主任或秘書未按規(guī)定程序蓋章的，給予行政處分；出現(xiàn)嚴重后果的，將追究公章保管人（辦公室主任或秘書）責任，情節(jié)嚴重的將追究法律責任。