《如何做好學(xué)院辦公室工作》

一、 學(xué)院辦公室的定位與特點(diǎn)

學(xué)院辦公室工作，是學(xué)院管理體系中的重要組成部分，是輔助院領(lǐng)導(dǎo)處理黨政工作和辦理教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)等各項(xiàng)事務(wù)，為院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各單位服務(wù)、為師生服務(wù)的一項(xiàng)不可缺少的重要工作。

學(xué)院辦公室是學(xué)院的中樞，處于教學(xué)、科研、行政管理的第一線，直接與師生打交道，事務(wù)性工作極為復(fù)雜。上面條條線，下面一根針，學(xué)校里一二十個(gè)職能部門與學(xué)院辦公室都要發(fā)生工作關(guān)系。學(xué)院辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)的情況如何，不僅對本學(xué)院的工作產(chǎn)生直接的影響，而且對全校性工作也關(guān)系重大。

與過去相比，學(xué)院辦公室出現(xiàn)兩大變化：從單一到綜合；從封閉到開放；從“一服務(wù)”到“三服務(wù)”

定位：參謀部與事務(wù)部——參與政務(wù)，管理事務(wù)（參謀、管家）

橋梁與中樞——上傳下達(dá)，協(xié)調(diào)左右

門面與窗口——聯(lián)絡(luò)四方，迎來送往（領(lǐng)導(dǎo)的形象、學(xué)院的形象）

主要特點(diǎn)：1、綜合性強(qiáng)，頭緒特別多：多功能辦事、多向性聯(lián)系、多層次服務(wù)；上下左右，里里外外都要管，都要處理

2、工作政策性強(qiáng)：處理每件事情，必須有政策依據(jù)，不能粗心大意，說話辦事、回答問題、報(bào)送信息、處理文書，決不能各行其是。

3、要求高，時(shí)間性強(qiáng)：講求工作效率，來不得半點(diǎn)拖拉。

4、聯(lián)系廣，協(xié)調(diào)任務(wù)重：通過牽頭協(xié)調(diào)，使全院從不協(xié)同到協(xié)同，變無序?yàn)橛行颉?

5、日常管理與被動(dòng)突擊并重：突擊性的工作一般發(fā)生在舉行重大慶?；顒?dòng)、召開大型會(huì)議、接待上級領(lǐng)導(dǎo)和人數(shù)較多的團(tuán)體來訪、專題調(diào)研、資料準(zhǔn)備、處理突發(fā)事件等的時(shí)候。集中精力，打破常規(guī)，處事不驚。

6、廣收信息與機(jī)要保密并重：

二、學(xué)院辦公室的職責(zé)權(quán)限問題

學(xué)院辦公室及其人員的基本職責(zé)是輔助決策、處理事務(wù)、協(xié)調(diào)關(guān)系，并據(jù)此賦予一定的權(quán)限處理職責(zé)范圍內(nèi)的一切事務(wù)，其核心是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)服務(wù)，為全院師生員工服務(wù)。這就是職責(zé)權(quán)限問題。

根據(jù)本人的理解，學(xué)院辦公室的主要職責(zé)可以概括如下18個(gè)方面：  

  1、深入實(shí)際，調(diào)查研究，掌握本院教學(xué)、科研、教師學(xué)生思想動(dòng)態(tài)和黨政管理方面的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)問題和詳細(xì)情況，為院領(lǐng)導(dǎo)決策提供咨詢，當(dāng)好參謀助手。  

  2、及時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)傳送學(xué)校和有關(guān)部門的各類公文、函件和通知。受領(lǐng)導(dǎo)委托起草有關(guān)計(jì)劃、總結(jié)、信函、規(guī)章制度等，編制每月工作重點(diǎn)及每周活動(dòng)安排等。  

  3、根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)意見，組織安排院領(lǐng)導(dǎo)班子工作會(huì)議，主辦學(xué)院大型活動(dòng)和大型會(huì)議。負(fù)責(zé)黨政專題會(huì)議的安排和通知工作。做好院部會(huì)議的記錄、存檔等工作。

  4、協(xié)調(diào)本院各科室、各支部的工作，督促、檢查、落實(shí)學(xué)校及學(xué)院布置的有關(guān)工作決議和決定。  

  5、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、處理本院的突發(fā)事件、信訪工作，配合分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本院的綜合治理以及防火、防盜、衛(wèi)生、安全督查工作。  

  6、負(fù)責(zé)審核以學(xué)院名義簽發(fā)的各種請示、報(bào)告、信函等文件材料。  

  7、安排接待上級和兄弟單位來校、來院參觀訪問、合作交流的團(tuán)組織和個(gè)人。  

  8、收集本單位有關(guān)動(dòng)態(tài)信息，及時(shí)向?qū)W校主管業(yè)務(wù)部門反映情況。負(fù)責(zé)向校、院網(wǎng)絡(luò)提供全院的工作動(dòng)態(tài)和信息。

  9、負(fù)責(zé)記載學(xué)院工作日記，做好學(xué)院大事的記載工作，做好有關(guān)統(tǒng)計(jì)和報(bào)表工作。

10、負(fù)責(zé)做好組織、統(tǒng)戰(zhàn)、宣傳、紀(jì)檢等各項(xiàng)具體工作。

11、負(fù)責(zé)學(xué)院教職工的人事管理、勞動(dòng)工資、職稱評聘、人才引進(jìn)等工作。

12、負(fù)責(zé)全院本科生、研究生的日常教學(xué)管理工作。

13、負(fù)責(zé)全院科研項(xiàng)目的申報(bào)及管理工作，協(xié)助學(xué)科點(diǎn)做好相關(guān)工作。

14、負(fù)責(zé)日常辦公用品的購買、管理及報(bào)銷事宜。

15、做好印章的管理和使用工作。

16、做好院圖書資料室的管理與建設(shè)工作，做好文件資料的立卷歸檔工作。

17、做好辦公室自身建設(shè)，不斷提高辦公室人員的工作能力、政策水平和個(gè)人素質(zhì)。

18、完成院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作

三、學(xué)院辦公室的規(guī)范體系

辦公室工作規(guī)范，從體系上說，應(yīng)由兩個(gè)層次的規(guī)范構(gòu)成，一是外部規(guī)范，即源自各級機(jī)關(guān)和部門制定的秘書工作準(zhǔn)則與規(guī)定，這是高層此的秘書工作規(guī)范；二是內(nèi)部規(guī)范，即學(xué)院內(nèi)部依照上級機(jī)關(guān)和學(xué)校的有關(guān)規(guī)定而制定的，用以約束辦公室工作及人員的規(guī)范。這是秘書工作的規(guī)范在學(xué)院辦公室工作中的具體體現(xiàn)。

（一） 管理規(guī)則

規(guī)定院辦公室各類人員秘書事務(wù)的處理方式、要求及標(biāo)準(zhǔn)，這就是辦公室工作的管理規(guī)則。

辦公室工作管理規(guī)則的范圍比較寬 , 可以包括文件管理、檔案管理、會(huì)議管理、辦公設(shè)備、用品管理、辦公環(huán)境管理以及信訪、用印、保密等工作制度。擇要介紹如下：

1、印章管理制度

具體規(guī)定學(xué)院印章、各類專用章、書記院長手章及各部門、單位印章的管理制度 , 包括刻制、使用、保管和繳銷。印章刻制應(yīng)規(guī)定各單位須持書面請示并附新機(jī)構(gòu)成立文件 , 經(jīng)批準(zhǔn)統(tǒng) 一繪制圖樣、出具證明并到有關(guān)單位辦理刻制手續(xù)。印章使用應(yīng)規(guī)定具體程序及手續(xù) , 包括使用正式章應(yīng)有院長或院長授權(quán)有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字 , 有些重要文件如合同、協(xié)議及關(guān)系到財(cái)、物等重大事項(xiàng)用印必須有學(xué)校法人代表或校長簽字才能使用。必須規(guī)定學(xué)院印章一般不單獨(dú)對外使用 , 應(yīng)規(guī)定學(xué)院印章必須由專人保管 , 并規(guī)定新啟用印章應(yīng)留印模和機(jī)構(gòu)更名、撤銷應(yīng)銷毀印章的制度。

2、保密工作制度

具體規(guī)定高校秘書工作中的保密細(xì)則 , 包括確定保密范圍、保密重點(diǎn)單位、保密機(jī)構(gòu)職責(zé)、保密工作獎(jiǎng)懲等。著重規(guī)定秘密文件 , 重要會(huì)議內(nèi)容及記錄 , 文書、人事、保衛(wèi)、學(xué)生檔案 , 黨政各部門印章、信證及重要來信來訪內(nèi)容的保密規(guī)則 , 并具體規(guī)定保密技術(shù)和方法 , 確定學(xué)校密級等制度。

（二） 工作程序

規(guī)定處理秘書事務(wù)過程中必須遵循的一系列連貫性的工作步驟, 對處理先后次序、必須經(jīng)過的幾道手續(xù)都加以明確 , 可以使學(xué)院辦公室工作邁上規(guī)范化、秩序化的軌道，提高辦公室工作的準(zhǔn)確度和科學(xué)性。辦公室工作中許多是程序化比較強(qiáng)的，可以通過制定程序規(guī)范來加以管理。比如 :

1、會(huì)議安排程序

規(guī)定由辦公室協(xié)助組織安排會(huì)議的具體程序 , 其流程包括會(huì)名、會(huì)期、會(huì)址的確定 ; 會(huì)場的布置 , 附屬設(shè)施的管理 ; 參會(huì)人員的確定、通知 ; 會(huì)議文件、材料的準(zhǔn)備 ; 會(huì)議議程的協(xié)調(diào)控制 ; 會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要的整理制發(fā) ; 會(huì)議議決事項(xiàng)的傳達(dá)、催 辦、督辦。對每一個(gè)程序的具體要求、時(shí)限都作出規(guī)定。

2、收文處理程序

可以對校內(nèi)、校外來文分別制定程序規(guī)范。來文處理程序可以包括 : 分類登記 , 加蓋收文章 , 分類編號登記 ; 填單分辦 , 填寫“文書處理單”, 分出閱件和辦件 , 閱件擬出閱文范圍 , 辦件擬明承辦單位 ; 承辦單位按要求辦理公文 , 并注明辦文結(jié)果 ; 催辦 ,規(guī)定秘書部門催辦要求。院內(nèi)基層呈院領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件 , 其處理程序可以包括 : 各單位送呈院領(lǐng)導(dǎo)的請示、報(bào)告 , 由單位負(fù)責(zé)人簽字加蓋公章 , 送院辦公室登記、提出擬辦意見，轉(zhuǎn)呈領(lǐng)導(dǎo)閱批。處理完畢文件立卷歸檔。

3、發(fā)文工作程序

主要是規(guī)定學(xué)院發(fā)文的具體程序 , 其程序可以包括：確定發(fā)文名義; 確定擬稿方式 , 由辦公室擬稿、院領(lǐng)導(dǎo)擬稿和部門代擬稿 ; 文稿審核 , 并規(guī)定核稿責(zé)任者及審核內(nèi)容；會(huì)簽；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；編號登記；印制；加蓋公章；發(fā) 出 ; 如屬向上請示, 還須在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行詢辦。發(fā)文稿及文件副本存檔。

4、接待工作程序

主要是規(guī)定學(xué)院接待工作程序 , 其程序可以包括 : 來函來電登記 ; 報(bào)告辦公室負(fù)責(zé)人 , 制訂接待計(jì)劃 ; 落實(shí)接待人員 , 安排食宿 , 預(yù)訂返程機(jī)票車票 ; 安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出面接見 ; 安排接訪項(xiàng)目、會(huì)談、參觀事宜 ; 客人離校的送行安排等。

四、學(xué)院辦公室工作的要求

（一）辦公室人員工作守則

一、學(xué)習(xí)理論。認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，注重理論聯(lián)系實(shí)際，不斷提高思想政治素養(yǎng)。

二、熟悉業(yè)務(wù)。全面熟悉學(xué)校、學(xué)院工作情況，熟練掌握辦公室工作的基本技能和工作程序。鉆研業(yè)務(wù)，精益求精，不斷探索工作規(guī)律，努力開拓創(chuàng)新。

三、敬業(yè)愛崗。勤奮工作，踏實(shí)做事，忠于職守，樂于奉獻(xiàn)。貼近師生，全心全意為師生員工服務(wù)。

四、提高效率。工作嚴(yán)謹(jǐn)，辦事干練，嚴(yán)格程序，講求方法。加強(qiáng)督查，注重實(shí)效，提高工作效率。

五、實(shí)事求是。加強(qiáng)調(diào)查研究，上情下達(dá)，下情上傳，真實(shí)反映實(shí)際情況，當(dāng)好參謀助手。

六、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。文明用語，著裝整潔，儀表大方。待人和藹，耐心細(xì)致，有禮有節(jié)。

七、堅(jiān)持原則。遵紀(jì)守法，秉公辦事，不徇私情，識大體、顧大局，做到有令必行，有禁必止。

八、協(xié)調(diào)配合。明確崗位職責(zé)，不推諉、不扯皮、不敷衍，切實(shí)負(fù)起責(zé)任。工作分工不分家，相互支持，主動(dòng)補(bǔ)位，維護(hù)辦公室團(tuán)結(jié)高效的形象。

九、嚴(yán)守機(jī)密。嚴(yán)格遵守黨和保密規(guī)定和工作紀(jì)律，增強(qiáng)保密觀念，嚴(yán)防泄密。

十、清正廉潔。艱苦奮斗，廉潔自律，抵制奢侈浪費(fèi)，不謀私利，不講排場，不搞特殊化，樹立公道正派的良好形象。

本人概括：

1、忠于職守——不失職、不越權(quán)、不越位、不缺位；可靠，放心，滿意

2、團(tuán)結(jié)協(xié)作——不分彼此，不分你我，分中有合，合中有分；顧全大局，主動(dòng)補(bǔ)位，工作為上

3、高效務(wù)實(shí)——細(xì)致、準(zhǔn)確、及時(shí)、落實(shí)

4、守紀(jì)守密——擺正位置不涉密，恪盡職守不泄密，胸懷全局不傳密

（二）辦公室工作人員行為規(guī)范

接電話規(guī)范用語——

1、接電話均先說：“您好”。

2、第二人稱用“您”。

3、稱呼姓名時(shí)，名字后要加“同志”、“老師”、“同學(xué)”。

4、詢問時(shí)，可用：“您貴姓”；“您怎么稱呼”；“你是×××單位嗎？”（打電話時(shí)使用）；“您是哪里？”（接電話時(shí)使用）；“請問您的電話號碼是？”；“能告訴我您的職務(wù)嗎？”

5、答復(fù)時(shí)，可用“我是＋＋辦公室×××”；“我們的電話是、”；“我們地址是”；“您的問題，根據(jù)××規(guī)定，……（答復(fù)內(nèi)容）?！?

6、需要對方闡述問題時(shí)，可用：“請講”；“請繼續(xù)講”；“請講得稍慢一點(diǎn)，我做一下記錄”；“對不起，請您再重復(fù)一遍?！?

7、遇特殊情況，需暫時(shí)中止通話時(shí)，可用：   “對不起，我先接另一個(gè)電話（或先處理另一件緊急事情），請您稍等（或我過一會(huì)兒再給您打電話）?！?

待繼續(xù)通話時(shí)，可用：  “對不起，讓您久等了?！?

8、領(lǐng)導(dǎo)布置工作（或交待任務(wù)）后，可用：

“好，我馬上就辦”；“聽清楚了，我馬上報(bào)告?！?

9、通話結(jié)束時(shí)，可用：

“謝謝您”；“麻煩您”；“再見”。

接待行為規(guī)范——

1、無特殊情況，值班電話鈴響三聲內(nèi)接起電話。

2、接待客人時(shí)，要做到起立，讓座，倒茶。

3、接待結(jié)束后，對外省市黨校、行政學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)要送至機(jī)關(guān)門口。

4、對到辦公室查詢有關(guān)事項(xiàng)的同志、師生要熱情答復(fù)，對查問房間號的同志要指明方位。

5、對向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和單位反映情況的電話，要準(zhǔn)確記錄，并及時(shí)傳達(dá)。

6、無論在接聽電話還是面洽公務(wù)，都要用征求意見的口氣、協(xié)商的口氣，尊重對方、高效辦事。

辦公室人員“六不講”——

1、不講“我不知道”

2、不講“我找不到”

3、不講“我辦不了”

規(guī)范語例：“您講的這件事情（或這項(xiàng)工作），由于××原因，還不能辦理（或暫時(shí)不能辦理），請您諒解?！?

4、不講“我們不安排”

5、不講“不歸我管”

規(guī)范語例：“您講的這個(gè)問題應(yīng)由××負(fù)責(zé)辦理，請您與××聯(lián)系”。（或幫助聯(lián)系、協(xié)調(diào)）

6、不講“已經(jīng)向您報(bào)告過了”

規(guī)范語例：再把事情詳細(xì)報(bào)告一遍。

辦公室人員“十辦”原則——

當(dāng)天的事情要當(dāng)天辦；

能辦的事情要馬上辦；

困難的事情要想法辦；

重要的事情要著急辦；

緊急的事情要抓緊辦；

復(fù)雜的事情要疏理好辦；

瑣碎的事情要抽空辦；

所有的事情要認(rèn)真辦；

不能辦的事情不要強(qiáng)辦；

不讓辦的事情不要非辦。